Cliente · Academia Vértice, S.L.Sector · Formación (idiomas y oposiciones)Preparado para · Laura Beltrán, DirectoraFecha · Julio de 2026Referencia · ATL-2026-0087Elaborado por · [Tu consultora]
DOCUMENTO DE EJEMPLO. Empresa, personas y cifras son ficticios y se ofrecen únicamente como muestra del entregable ATLAS. Las estimaciones de impacto se presentan como rangos con sus supuestos; no constituyen una garantía de resultados.
Contenido
01Resumen ejecutivop. 03
02Alcance y métodop. 04
03Academia Vértice hoyp. 05
04El objetivo, puesto a pruebap. 06
05Tu cuadro de mando realp. 07
06Árbol de diagnóstico (KPIs · palancas · accionables)p. 08
07Mapa de contradicciones y evidenciap. 09
08Fichas de solución por KPIp. 10
09Retorno priorizadop. 12
10Líneas maestras y hoja de rutap. 13
11Anexosp. 14
01 · Resumen ejecutivo
No te faltan interesados. Se te escapan por el camino.
Academia Vértice quiere crecer un 12 % este año. El diagnóstico confirma que es alcanzable sin gastar más en publicidad: el problema no es atraer alumnos, sino convertir, retener y hacer que vuelvan.
KPI 01 · Conversión
Entran consultas; se pierden sin seguimiento
Llegan 1.170 consultas al año, pero solo se matricula el 18 % (sector: 25–30 %). No hay un seguimiento sistemático de quien pregunta y no se apunta.
KPI 02 · Retención
Uno de cada seis alumnos abandona
El 15 % deja el curso a medias (sector ~9 %), sobre todo en las primeras semanas y por falta de acompañamiento, no de nivel.
KPI 03 · Renovación
Casi nadie renueva al año siguiente
Solo el 35 % continúa (sector ~50 %). No existe una campaña de renovación: se confía en que el alumno vuelva solo.
KPI 04 · Ingreso por alumno
Se vende el curso, no el resto
Intensivos, preparación de exámenes y materiales apenas se ofrecen. Hay ingreso extra sobre la misma base de alumnos.
38.000 – 62.000 €/año
Impacto estimado de las mejoras priorizadas
la mayor parte del objetivo
del crecimiento buscado (+50.400 €), sin gastar más en captación
Las cuatro palancas de este informe cubren la mayor parte del objetivo de crecimiento actuando sobre lo que ya tienes. Las dos primeras (seguimiento de consultas y renovación) son de implementación rápida, de bajo coste y concentran el mayor retorno. Frente a una inversión en el diagnóstico de 1.500 €, el retorno estimado es muy superior ya en el primer año.
02 · Alcance y método
Qué hemos mirado, a quién hemos escuchado y cómo hemos filtrado evidencia
El diagnóstico se apoya en entrevistas guiadas por agentes IA, revisión humana final y datos de la academia. La visión de dirección se cruza con lo que se vive en secretaría, aula y administración.
Interlocutor
Rol
Aporta
Laura Beltrán
Directora
Objetivo, visión y prioridades
Sergio Ruiz
Resp. Admisiones / Captación
Consultas, publicidad y matrículas
Ana Cots
Coordinadora Académica
Aula, abandonos y satisfacción
Pilar Nadal
Secretaría / Atención
Trato con familias y motivos de baja
Jorge Vidal
Administración
Datos de matrícula, cobros y renovación
Periodo analizado: curso 2025–2026, sobre datos de matrículas, consultas y cobros.
Enfoque: conexión de cada objetivo con sus métricas, sus causas y las palancas accionables, según la metodología ATLAS.
Calidad de evidencia: cada hallazgo se revisa por número, ejemplo, contradicción, supuesto y nivel de confianza antes de entrar en el informe.
Confidencialidad: los comentarios de cada conversación se tratan de forma agregada y anónima.
03 · Academia Vértice hoy
La fotografía de partida
Academia consolidada de idiomas y oposiciones, con buena reputación local y profesorado valorado. El reto no está en la calidad de la enseñanza, sino en cómo se capta, se retiene y se fideliza al alumno.
Indicador de negocio
Valor actual
Referencia
Facturación anual
420.000 €
—
Alumnos activos
≈ 470
—
Precio medio (curso/año)
890 €
—
Consultas / año
≈ 1.170
—
Nuevas matrículas / año
≈ 210
—
Empleados
9
—
La academia atrae interés de sobra, pero lo rentabiliza poco: convierte por debajo de su potencial, pierde alumnos a medio curso y apenas fideliza para el año siguiente. Buen producto, sistema comercial con tres fugas.
04 · El objetivo, puesto a prueba
¿Es alcanzable crecer un 12 %?
Sí, y sin ampliar el gasto en publicidad. El objetivo —pasar de 420.000 a 470.400 €, +50.400 €— se cubre en su mayor parte mejorando la eficiencia del embudo actual.
Hipótesis de crecimiento
Viabilidad
Lectura
Más publicidad (hipótesis inicial)
Baja
Ya entran consultas suficientes; el problema es que no se convierten.
Convertir mejor las consultas
Alta
Cada punto de conversión sobre 1.170 consultas son miles de euros.
Retener alumnos y renovar
Alta
Reduce fugas y recompra sobre la base actual; bajo coste.
Aumentar ingreso por alumno
Media
Intensivos y extras, con margen alto pero volumen menor.
Conclusión: el objetivo se sostiene sobre conversión y retención. La captación deja de ser la palanca principal.
05 · Tu cuadro de mando real
Los cuatro KPIs que gobiernan la academia
Los indicadores que deciden si el objetivo se cumple. Marcamos los que no se seguían de forma sistemática y que resultan ser los más determinantes.
KPI
Actual
Referencia
Estado
Conversión consulta → matrícula
18 %
25–30 %
Crítico
◉ no se seguía
Tasa de abandono en curso
15 %
≈ 9 %
Alto
Tasa de renovación anual
35 %
≈ 50 %
Bajo
◉ no se seguía
Precio medio (ticket)
890 €
en línea
OK
Tiempo de respuesta a la consulta
> 24 h
< 4 h
Mejorable
Los dos KPIs señalados (conversión y renovación) no se seguían de forma sistemática y son, precisamente, los que más condicionan el objetivo.
06 · Árbol de diagnóstico
De tu objetivo a cada acción concreta
La cadena completa: el objetivo se descompone en KPIs; cada KPI en las palancas que lo mueven; y cada palanca, en acciones concretas. Este es el mapa de trabajo.
Objetivo
Crecer un 12 % en facturación
420.000 € → 470.400 €
se descompone en 4 KPIs ↓
KPI 01
Conversión de consultas
18 % → 21 %
+21.000–31.000 €/año
Palanca A
Seguimiento comercial de la consulta
CRM sencillo con ficha de cada consulta
Protocolo de 2–3 contactos a quien no se matricula al momento
Panel semanal de consultas y conversión
Palanca B
Primera respuesta rápida y asesora
Responder toda consulta en menos de 4 h
Guion de asesoramiento: recomendar el curso adecuado
Prueba de nivel inmediata para orientar la matrícula
KPI 02
Retención en curso
Abandono 15 % → 10 %
+6.000–11.000 €/año
Palanca A
Acogida en las primeras semanas
Sesión de bienvenida y fijación de objetivos
Tutor o punto de contacto asignado a cada alumno
Seguimiento a las 2 y 4 semanas
Palanca B
Detección temprana de bajas
Alertas por faltas de asistencia o caída de rendimiento
Contacto proactivo ante señales de abandono
Refuerzo o cambio de grupo antes de la baja
KPI 03
Renovación anual
35 % → 42 %
+7.000–12.000 €/año
Palanca A
Campaña de renovación anticipada
Matrícula anticipada con ventaja de precio o plaza
Recordatorios y contacto personal antes de fin de curso
Calendario de renovación con hitos claros
Palanca B
Reforzar el valor percibido
Informe de progreso del alumno al terminar el curso
Recomendación personalizada del siguiente nivel
Ventajas por continuidad y por traer a un conocido
KPI 04
Ingreso medio por alumno
890 € → +2–3 %
+4.000–8.000 €/año
Palanca A
Catálogo de servicios complementarios
Intensivos y preparación de exámenes oficiales
Packs de materiales y recursos
Clases de conversación o refuerzo puntuales
Palanca B
Ofrecer en el momento adecuado
Proponer extras en la matrícula y antes de exámenes
Recomendador según el objetivo del alumno
Formar a secretaría para sugerirlos con naturalidad
Cuatro KPIs · ocho palancas · más de veinte acciones concretas, todas trazables hasta el objetivo.
07 · Mapa de contradicciones y evidencia
Donde la dirección, el aula y los datos no ven lo mismo
Las brechas entre lo que se cree en dirección, lo que se vive en secretaría y aula, y lo que muestran los datos son la parte del negocio que no se ve desde el despacho. Cada contraste se incorpora con soporte y nivel de confianza.
Sobre el crecimiento
Dirección cree
"Necesitamos más publicidad para que entren más alumnos."
Admisiones / datos muestran
Entran consultas de sobra; se pierden por no hacerles seguimiento. El cuello está después del interés, no antes.
Sobre los abandonos
Coordinación cree
"El que abandona es porque no le da el nivel o no se esfuerza."
Secretaría sabe
La mayoría se va en las primeras semanas por sentirse perdido, no por nivel. Falta acompañamiento inicial.
Sobre la fidelización
Dirección cree
"El alumno contento vuelve solo el año siguiente."
Los datos muestran
Solo renueva el 35 %. Sin una campaña de renovación, muchos simplemente no vuelven a matricularse.
08 · Fichas de solución por KPI
Cada KPI, convertido en un plan de acción
Resumen accionable de las cuatro palancas priorizadas: qué mueven, cómo, en qué plazo y con qué impacto estimado.
KPI 01
Convertir las consultas que hoy se pierden
Rápida · 3–5 sem
Palancas
Seguimiento comercial de la consulta · Primera respuesta rápida y asesora
Acciones clave
CRM con ficha por consulta · protocolo de 2–3 contactos · respuesta en < 4 h · guion de asesoramiento
Supuesto
+2 a +3 pts de conversión sobre las 1.170 consultas anuales.
Impacto · 21.000 – 31.000 €/añoEsfuerzo: bajo · Prioridad: máxima
KPI 02
Frenar los abandonos de las primeras semanas
Media · 1–2 meses
Palancas
Acogida en las primeras semanas · Detección temprana de bajas
Acciones clave
Bienvenida y objetivos · tutor asignado · alertas por asistencia · contacto proactivo
Supuesto
Reducción de 4–6 pts en la tasa de abandono (15 % → ~10 %).
Impacto · 6.000 – 11.000 €/añoEsfuerzo: medio · Prioridad: alta
KPI 03
Hacer que el alumno renueve al año siguiente
Rápida · 4–6 sem
Palancas
Campaña de renovación anticipada · Reforzar el valor percibido
Acciones clave
Matrícula anticipada con ventaja · recordatorios personales · informe de progreso · recomendación de siguiente nivel
Supuesto
+5 a +8 pts de renovación (35 % → ~42 %).
Impacto · 7.000 – 12.000 €/añoEsfuerzo: bajo · Prioridad: alta
KPI 04
Ingresar más por alumno con extras
Media · 2–3 meses
Palancas
Catálogo de servicios complementarios · Ofrecer en el momento adecuado
Acciones clave
Intensivos y exámenes · packs de materiales · oferta en matrícula · recomendador por objetivo
Supuesto
+2–3 % de ingreso medio por alumno sobre parte de la base.
Impacto · 4.000 – 8.000 €/añoEsfuerzo: medio · Prioridad: media
09 · Retorno priorizado
El business case, ordenado por lo que rinde
KPI / palanca
Impacto estimado (€/año)
Esfuerzo
Plazo
Prioridad
KPI 01 · Conversión de consultas
21.000 – 31.000
Bajo
3–5 sem
Máxima
KPI 03 · Renovación anual
7.000 – 12.000
Bajo
4–6 sem
Alta
KPI 02 · Retención en curso
6.000 – 11.000
Medio
1–2 m
Alta
KPI 04 · Ingreso por alumno
4.000 – 8.000
Medio
2–3 m
Media
TOTAL
38.000 – 62.000
—
—
Frente a un coste de diagnóstico de 1.500 €, el retorno estimado en el primer año es del orden de 25 a 40 veces esa cifra. Y varias de las palancas encajan en las categorías de asesoramiento subvencionables para pymes.
KPI 02: reducción de 4–6 pts sobre la tasa de abandono del 15 %, valorada sobre matrículas afectadas.
KPI 03 y KPI 04: estimaciones prudentes sobre la base de alumnos actual.
Naturaleza de las cifras: rangos con supuestos explícitos, no compromisos de resultado. El resultado real depende de la ejecución.
Glosario: conversión (consulta que acaba en matrícula), renovación (alumno que continúa el curso siguiente), ticket (precio medio por alumno y año).
Este informe es la base de la sesión de presentación, en la que revisamos conclusiones, resolvemos dudas y decidimos conjuntamente los siguientes pasos.